Le Tour des Yoles by WIP

Manifestation sportive la plus attendue de l’année en Martinique, le Tour des Yoles est un RDV emblématique, synonyme de détente, de sport et de fun; cet événement suscitant l’intérêt d’un large public est devenu un vecteur de communication incontournable pour les annonceurs.

Notre client est un partenaire historique de cette manifestation et souhaite aussi faire vivre la course à ses clients de l’intérieur. Une occasion pour la marque de renforcer le lien et la proximité avec ses clients, tout en proposant une expérience « live » qualitative à la hauteur de sa place de leader du marché.

Forte de son expérience sur l’accompagnement d’Orange sur le TDY 2016 et 2017, l’agence WIP bénéficie d’un retour d’expérience lui permettant une connaissance accrue des besoins, des attentes et des points à améliorer.

Nous souhaitons faire vivre aux invités des moments forts dont ils garderont un souvenir positif, apporter un soin particulier à l’accueil des VIP, assurer un rayonnement positif de la marque auprès des participants du TDY à bord mais aussi vis-à-vis du grand public participant à l’événement TDY.

Ayant conscience des enjeux et des budgets engagés sur un tel événement, nous avons à cœur d’apporter une valeur ajoutée mettant à disposition notre expertise et notre sérieux, tant sur la préparation que sur le pilotage même des 8 journées.

Notre action : 

1) Déroulé d’un journée type :

  • Entre 07h et 07h30 (selon étape): accueil des invités au siège du client par hôtesse, récupération de la logistique repas/glaçons/pain, montée dans le bus
  • Entre 08h et 08h30: les invités montent a bord et sont accueillis par l’équipage (hôtesse, équipe d’animation, skipper): effets personnels des invités stockés dans une cabine dédiée, briefing général et instructions de sécurité/vie à bord
  • 09h: Service du petit déjeuner, nous faisons signer de façon digitale sur application Smartphone les autorisations de droit à l’image (fichiers pdf envoyés ensuite par mail à Orange)
  • 09h30/13h: suivi de la course, service de boissons soft à la demande
  • 13h: apéritif suivi du service du repas chaud, café
  • 14h: Activités et animations (courses de bouées, jeux brise glace, énigmes etc), tours en scooter des mers, distribution des goodies, baignade
  • 16h30: service du gouter
  • 17h/17h30: débarquement des invités, l’hôtesse accompagne les invités et se charge du retour logistique contenants repas/glacière

2) Détails de nos points d’action sur l’ensemble de la prestation :

  • Sourcing et booking d’un bateau de type catamaran pour les 8 jours
  • Constitution de l’équipe : hôtesses, animatrices, skipper
  • Sourcing, négociation puis coordination  du bus pour les transferts
  • Sourcing, négociation puis coordination prestation scooter des mers
  • Gestion de la partie traiteur : élaboration des menus, livraisons etc
  • Gestion de l’administratif : transmission au client des documents obligatoires (assurances bateau/scooters/bus , permis, accréditations, actes de francisation etc)
  • Fabrication puis pose des Marquages du bus et du bateau
  • Réception et stockage des goodies à bord, distribution quotidienne
  • Confection, réception puis installation de la PLV sur le bateau (flammes, drapeaux, habillage des voiles etc)
  • Elaboration des activités prévues à bord
  • Transmission quotidienne de la course via radio à bord
  • Diffusion musicale à bord (élaboration de playlist, diffusion via sono adaptée)
  • Elaboration du planning horaire et des points de pose et dépose pour chaque journée, adaptation quotidienne selon la météo en étroite collaboration avec le client
  • Accueil des invités, briefing sécurité, encadrement de leur arrivée à bord à leur départ
  • Service des repas
  • Nettoyage quotidien du bateau
  • Prise et remise de clichés à l’issue de chaque journée
  • Bilan à l’issue du tour